Satu dashboard menampilkan order COD dan non-COD dalam daftar yang sama. Bagi tim penjualan, keduanya sama-sama pesanan. Bagi kas dan pajak, urutannya berbeda. Pembayaran non-COD biasanya diterima platform sebelum barang dikirim. Pada COD, barang dapat bergerak lebih dulu, sementara uang baru terbentuk jika pembeli menerima dan membayar.
Ketika refund masuk, perbedaan semakin lebar. Seller yang memakai satu rumus untuk semua status dapat menghitung order gagal sebagai penjualan, menghapus refund sebagian secara penuh, atau mencatat settlement bersih sebagai omzet.
Mulai dari peristiwa, bukan label metode bayar
Untuk setiap order, simpan tanggal dibuat, dibayar, dikirim, diterima, selesai, dicairkan, direfund, dan dikembalikan. Tidak semua kolom terisi pada semua transaksi. Justru kekosongan itu menjelaskan status.
Order COD ditolak pembeli mungkin tidak pernah menghasilkan pembayaran. Order non-COD yang dibatalkan setelah pembayaran menghasilkan arus masuk ke platform lalu pengembalian. Keduanya berakhir “cancelled”, tetapi jejak kas dan kemungkinan pungutan PPh berbeda.
Jangan mengambil status terakhir saja. Pertahankan histori. Sistem rekonsiliasi memerlukan urutan peristiwa untuk menentukan penjualan, koreksi, serta dokumen.
PPh Pasal 22 dan saat pembayaran
PMK 37 Tahun 2025 mengatur pemungutan PPh Pasal 22 oleh marketplace. DJP menjelaskan tarif 0,5 persen dari peredaran bruto dalam dokumen tagihan, tidak termasuk PPN dan PPnBM, serta saat terutangnya ketika pembayaran diterima marketplace.
Untuk non-COD, waktu pembayaran biasanya jelas pada laporan. Untuk COD, seller harus memeriksa kapan platform menganggap pembayaran diterima setelah penagihan oleh kurir. Jangan menganggap tanggal pengiriman atau tanggal order sebagai tanggal pungutan.
Tarik laporan resmi yang menunjukkan payment received dan PPh. Jika data COD hanya tersedia setelah settlement, cari dokumentasi platform dan jangan membuat tanggal buatan.
Kesalahan pertama: semua order COD dianggap omzet
Order dibuat belum tentu dibayar. Dalam flash sale, order COD dapat tinggi tetapi penolakan juga meningkat. Menjumlahkan seluruh order created memperbesar penjualan.
Buat funnel COD: created, shipped, delivered, cash collected, returned to sender, cancelled, dan settled. Tentukan tahap pengakuan pendapatan berdasarkan kebijakan serta fakta, dan rekonsiliasi dengan waktu pungutan pajak.
Gunakan jumlah paket sebagai kontrol. Jumlah delivered seharusnya dapat dijembatani ke cash collected dan settlement, dengan pengecualian yang bernama.
Kesalahan kedua: uang COD dihitung dua kali
Kurir atau platform dapat menampilkan collection report, lalu marketplace memasukkan nilai yang sama ke settlement. Jika finance mencatat keduanya sebagai penjualan, omzet ganda.
Collection report adalah bukti pembayaran, sedangkan settlement adalah pencairan hak seller setelah potongan. Hubungkan dengan ID order. Catat penjualan sekali. Settlement menyelesaikan akun clearing ke bank.
Jika dana COD dibayar langsung oleh mitra logistik di luar settlement, dokumen kontrak serta laporan harus menjelaskan jalurnya. Jangan berasumsi semua platform sama.
Kesalahan ketiga: refund diperlakukan sebagai biaya
Refund yang membatalkan hak seller adalah koreksi transaksi, bukan biaya pemasaran. Biaya retur, ongkir balik, atau penalti dapat menjadi biaya terpisah. Mencampurnya membuat gross dan net sales salah.
Simpan nilai penjualan awal, nilai refund, fee yang dikembalikan, fee yang tidak dikembalikan, dan PPh koreksi. Pada refund sebagian, hanya bagian yang dikembalikan menjadi koreksi. Sisa order tetap penjualan.
Jangan menimpa nilai awal dengan nilai net. Jejak sebelum serta sesudah diperlukan untuk dokumen pajak dan analisis refund.
Kesalahan keempat: retur barang dianggap sama dengan refund uang
Barang dapat kembali tanpa refund selesai. Sebaliknya, goodwill refund dapat diberikan tanpa barang kembali. Gudang dan finance mempunyai status berbeda.
Buat dua kolom: goods status dan money status. Tambahkan tax document status. Order baru ditutup ketika ketiganya selesai atau mempunyai keputusan.
Jika barang kembali dan dijual lagi, penerimaan stok bukan pendapatan. Penjualan baru terjadi pada transaksi baru. Jangan mengurangi stok dua kali.
Kesalahan kelima: settlement bersih disebut net sales
Settlement telah dikurangi fee, PPh Pasal 22, voucher seller, refund, reserve, dan komponen lain. Net sales pembukuan tidak identik dengan uang cair.
Bangun jembatan:
penjualan menurut transaksi dikurangi koreksi penjualan dikurangi biaya platform dikurangi PPh yang dipungut ditambah atau dikurangi saldo serta penyesuaian = kas.
Struktur dapat berbeda per platform, tetapi setiap potongan harus mempunyai fungsi. PPh tidak boleh masuk biaya otomatis karena dapat menjadi pelunasan PPh final atau kredit pajak sesuai status seller.
Kesalahan keenam: bulan refund menggantikan bulan penjualan
Order dibayar 30 Agustus, selesai 2 September, direfund 15 September, dan dikoreksi dalam settlement 20 September. Laporan per bulan akan berbeda menurut tanggal yang digunakan.
Simpan semua tanggal dan buat bridge antarperiode. Jangan memindahkan penjualan Agustus ke September hanya agar refund berada di bulan sama. Perlakuan pembukuan mengikuti kebijakan dan fakta; rekonsiliasi pajak mengikuti dokumen serta ketentuan.
Untuk analisis kampanye, gunakan cohort. Refund September tetap dikaitkan dengan order Agustus tanpa mengubah waktu pencatatan resmi secara sembarangan.
Kesalahan ketujuh: PPh tidak diperiksa setelah refund
Saat refund disetujui, seller sering berhenti memantau. Cari apakah PPh awal dikoreksi, kapan, dan pada dokumen mana. Jika tidak muncul, beri status terbuka dan hubungi platform.
Jangan mengurangi kredit atau pelunasan secara manual tanpa dasar. Simpan tiket dukungan serta dokumen koreksi. PPh dan refund operasional dapat selesai pada hari berbeda.
Tabel minimum per order
Kode platform, toko, ID order, metode bayar, status order, tanggal pembayaran diterima, nilai bruto, PPN, PPnBM, voucher menurut penanggung, refund, dasar PPh, PPh awal, PPh koreksi, fee, settlement, tanggal bank, serta status barang.
Gunakan ID gabungan platform-toko-order. Nomor yang sama dapat muncul di akun berbeda. Pada order multi-item, tambahkan ID item jika refund dapat terjadi per produk.
Simpan file mentah dan tabel olahan terpisah. Mapping kolom diberi versi.
Kontrol harian untuk volume tinggi
Bandingkan jumlah non-COD paid dengan dokumen tagihan. Untuk COD, bandingkan delivered, cash collected, dan settled. Daftar order yang tersangkut lebih dari batas internal diberi ageing.
Pantau rasio penolakan COD per SKU, wilayah, kurir, dan kampanye. Rasio tinggi memengaruhi biaya serta kualitas omzet, meskipun bukan penentu pajak sendiri.
Gunakan alarm ketika PPh muncul pada order yang belum jelas pembayarannya atau tidak muncul pada transaksi normal. Alarm membuka investigasi, bukan otomatis menyimpulkan platform salah.
Contoh rekonsiliasi satu order
Sebuah order non-COD bernilai Rp1 juta dibayar, dipungut PPh sesuai dasar yang relevan, lalu satu dari dua item senilai Rp300 ribu direfund. Seller mempertahankan penjualan Rp700 ribu sebelum mempertimbangkan komponen lain sesuai dokumen. Fee serta PPh diperiksa apakah ikut terkoreksi. Kas tidak cukup menjadi bukti karena koreksi dapat muncul di settlement berbeda.
Pada order COD Rp1 juta yang ditolak saat pengiriman, tidak ada pembayaran pembeli yang diterima platform. Jangan menyalin perlakuan order non-COD yang sempat dibayar. Periksa biaya retur logistik secara terpisah.
Angka ilustrasi ini menyederhanakan kondisi dan bukan rumus universal. Tujuannya menunjukkan bahwa status pembayaran mendahului perhitungan.
Penutupan bulan dengan tiga daftar
Daftar pertama berisi penjualan yang selesai. Daftar kedua berisi refund atau retur yang belum tuntas. Daftar ketiga berisi settlement serta PPh yang belum cocok.
Owner menyetujui selisih yang dibawa ke bulan berikutnya. Setiap selisih mempunyai nilai, alasan, pemilik, dan tenggat. Jangan menyembunyikannya dalam akun biaya lain-lain.
Periksa pula omzet kumulatif seluruh kanal bagi seller orang pribadi. Batas Rp500 juta untuk surat pernyataan marketplace tidak dihitung dari net sales setelah fee atau settlement.
Rekonsiliasi kurir dan marketplace
Untuk COD, data kurir menjadi lapisan tambahan. Cocokkan nomor resi, status delivered, nilai yang ditagih, biaya kirim, biaya retur, dan dana yang diteruskan. Jika kurir merupakan bagian dari sistem platform, pastikan laporan logistik dan marketplace tidak ditambahkan sebagai dua sumber kas.
Selisih dapat berasal dari paket multi-order, pembayaran sebagian, koreksi berat, atau setoran kurir yang diagregasi. Buat kunci resi-order. Satu resi dapat membawa beberapa item, tetapi setiap nilai harus dialokasikan tanpa menduplikasi penjualan.
Jika ada cash shortage atau selisih setoran, jangan otomatis mengurangi omzet. Catat sebagai piutang atau selisih yang perlu ditelusuri berdasarkan kontrak. Penyelesaian komersial dan pengakuan penjualan merupakan dua hal berbeda.
COD palsu dan pembatalan berulang
Order fiktif atau pembeli yang berulang kali menolak paket menaikkan order count tanpa menghasilkan penghasilan. Gunakan fraud control, pembatasan, atau verifikasi sesuai kebijakan platform serta perlindungan konsumen.
Finance perlu mengeluarkan order yang tidak pernah dibayar dari metrik penjualan final, tetapi mempertahankannya dalam laporan biaya operasi. Biaya packing, outbound, dan return tetap nyata walaupun omzet nol.
Jangan memakai data sensitif pembeli di luar kebutuhan. Gunakan ID dan pola perilaku, bukan menyebarkan nomor telepon di grup.
Koreksi setelah SPT masa atau tutup buku
Refund dapat muncul setelah periode pajak direkonsiliasi. Buat prosedur subsequent adjustment: nilai, dokumen, periode asal, periode koreksi, dan dampak PPh. Reviewer menentukan apakah pembetulan atau perlakuan lain diperlukan menurut ketentuan.
Jangan mengubah file final periode lama tanpa versi. Simpan koreksi di periode baru dengan referensi ke asal, lalu perbarui rekonsiliasi kumulatif.
COD, non-COD, dan refund tidak membutuhkan tiga sistem pembukuan terpisah. Mereka membutuhkan satu model transaksi yang menyimpan peristiwa berbeda. Ketika order, pembayaran, barang, dokumen PPh, settlement, dan refund dapat diikuti dalam satu baris atau relasi yang jelas, penjualan bersih tidak lagi ditentukan oleh status terakhir di dashboard. Ia dibentuk dari transaksi yang benar-benar terjadi dan koreksi yang benar-benar didukung bukti.
Tambahkan satu uji akhir: pilih order dengan nilai sama tetapi metode bayar berbeda. Bandingkan jejak waktunya, bukan hanya kas akhirnya. Jika sistem memperlakukan COD yang belum tertagih seperti non-COD yang sudah dibayar, aturan pengakuan dan rekonsiliasi perlu diperbaiki untuk seluruh populasi. Uji sederhana ini sering menemukan kesalahan yang tersembunyi di balik total bulanan yang tampak wajar.
Dokumentasikan hasil, tanggal pengujian, dan reviewer sebelum laporan periode dikunci final untuk pelaporan pajak.
Bacaan dan rujukan terkait di ePajak.or.id
- Kategori: Pajak
- Entitas: Pajak UMKM
- Entitas: Pajak E-Commerce
- Pertanyaan terkait: Konsultan Pajak untuk E-Commerce
- Pertanyaan terkait: Konsultan Pajak untuk UMKM
- Topik: PPN Dan Faktur Pajak
- Artikel terkait: Jualan lewat Live Streaming: Data Penjualan Mana yang Harus Masuk Pembukuan?
- Artikel terkait: Settlement Marketplace Sudah Dipotong Banyak Komponen: Cara Menemukan Bagian Pajaknya
