“Kak, yang warna hitam masih ada?”
Admin menjawab, mengirim nomor rekening, menerima screenshot, lalu meminta alamat. Barang dikirim. Tidak ada order ID, invoice, atau baris di sistem. Sebulan kemudian uang itu terlihat di mutasi bank sebagai transfer atas nama orang yang berbeda dari akun Instagram.
Transaksi selesai bagi pembeli, tetapi nyaris tidak ada bagi pembukuan.
DM adalah percakapan, bukan ledger
Instagram menyimpan komunikasi, tetapi chat dapat dihapus, akun berubah, dan pencarian terbatas. Screenshot pembayaran juga dapat palsu atau salah nominal.
Setiap permintaan yang berlanjut ke pembayaran harus mendapat order ID dari sistem sederhana: POS, aplikasi order, atau register terkendali. ID dikirim kembali ke pembeli sebagai referensi.
Chat menyimpan konteks. Buku order menyimpan fakta: barang, nilai, tanggal, pembayaran, pengiriman, dan refund.
Jangan tunggu uang masuk
Buat order ketika harga serta barang disepakati. Status awal UNPAID. Ketika bank mengonfirmasi, ubah PAID. Screenshot pembeli bukan konfirmasi final.
Jika pembayaran tidak masuk sampai batas, order expired. Jangan menghitungnya sebagai omzet. Jika masuk tanpa referensi, tempatkan pada suspense dan telusuri.
Nomor order mencegah admin lupa serta stok dijual dua kali.
Data minimum
Order ID, tanggal, sumber Instagram, kode admin, SKU, jumlah, harga, diskon, ongkir, total, metode bayar, rekening tujuan, nama pengirim bila tersedia, tanggal bank, status, alamat kirim secukupnya, resi, invoice, refund, dan pajak.
Batasi data personal. Finance tidak perlu mengakses isi DM penuh. Admin tidak perlu mengakses mutasi bank selain konfirmasi yang diberikan sistem atau owner.
Gunakan role-based access dan penyimpanan aman.
Apakah marketplace memungut PPh?
Jika order hanya terjadi di DM lalu dibayar transfer langsung, transaksi tidak melewati escrow marketplace yang ditunjuk. PPh Pasal 22 berdasarkan PMK 37 Tahun 2025 tidak otomatis dipungut oleh Instagram atau bank.
Seller tetap memiliki penghasilan yang perlu dibukukan dan dikenai PPh sesuai status serta rezim. Jika menggunakan PPh final atas peredaran bruto tertentu, transaksi direct ikut perhitungan dan mungkin perlu disetor sendiri sesuai ketentuan.
Jika DM mengarahkan pembeli checkout di Tokopedia, Shopee, Lazada, atau Blibli, gunakan order marketplace sebagai transaksi final dan periksa PPh yang dipungut. Jangan catat lead DM sebagai penjualan kedua.
Omzet Rp500 juta tidak hanya marketplace
Wajib Pajak orang pribadi yang menggunakan surat pernyataan omzet sampai Rp500 juta kepada marketplace harus menghitung seluruh toko online dan offline. Transfer dari DM tetap masuk meteran.
Jika satu admin menangani 20 order manual per hari, nilai setahun dapat material. Ketiadaan pungutan platform tidak membuat omzet menghilang.
Rekap harian per kanal dan gabungkan per NIK atau NPWP. Pasang alarm sebelum batas.
Rekonsiliasi bank tanpa menebak nama
Pembeli dapat membayar dari rekening pasangan, perusahaan, atau dompet digital. Nama pengirim tidak selalu sama dengan akun Instagram.
Minta nominal unik atau reference code melalui payment gateway yang aman jika sesuai. Hindari memanipulasi harga secara membingungkan. Alternatifnya, admin mengirim order ID pada berita transfer dan finance mencocokkan nilai serta waktu.
Transfer yang belum teridentifikasi masuk suspense, bukan pendapatan lain. Tetapkan ageing dan prosedur pengembalian jika bukan milik seller.
Invoice dan bukti bayar
Setelah pembayaran valid, terbitkan invoice atau kuitansi sesuai status serta kebutuhan. Nomor dokumen terhubung ke order.
Untuk PKP, kewajiban faktur pajak mengikuti ketentuan. Transfer langsung tidak menghapus PPN. Jangan membuat invoice marketplace palsu untuk order direct.
Simpan bukti bank, tetapi jangan menaruh mutasi penuh di folder admin. Gunakan receipt yang hanya memuat transaksi relevan.
Ongkir dan harga produk
Pisahkan ongkir dari harga. Jika seller menanggung ongkir, catat biaya. Jika pembeli membayar dan seller meneruskan ke kurir, lihat substansi serta dokumen.
Jangan mencatat seluruh transfer sebagai penjualan produk jika termasuk ongkir. Sebaliknya, jangan mengurangi omzet dengan fee transfer atau kurir tanpa pemetaan.
Simpan invoice kurir dan resi. COD manual memerlukan collection report.
Diskon di DM
Admin sering memberi diskon spontan. Buat batas otorisasi. Diskon di atas ambang perlu persetujuan owner dan alasan.
Catat harga awal, diskon, dan harga final. Jangan hanya mengetik total transfer. Histori membantu analisis margin dan mencegah admin membuat harga berbeda tanpa kontrol.
Promo affiliate atau creator diberi kode agar komisi dapat dihitung serta dipajaki sesuai hubungan.
Stok dan fulfilment
Order UNPAID dapat menahan stok untuk waktu tertentu. Setelah expired, stok dilepas. Order PAID mengurangi stok sesuai kebijakan.
Gudang memproses hanya order ID valid. Jangan mengirim berdasarkan screenshot chat. Resi kembali ke sistem.
Jika barang diambil di toko, POS mencatat fulfilment direct order, bukan penjualan baru.
Refund direct
Refund membutuhkan permintaan, persetujuan, bukti pengembalian, dan koreksi order. Dana dikirim ke sumber yang benar dengan verifikasi. Jangan menerima nomor rekening pengganti tanpa kontrol.
Simpan nilai awal, refund sebagian atau penuh, tanggal, alasan, barang kembali, biaya, serta pajak. Jangan menghapus order dari register.
Jika pembeli kemudian checkout ulang di marketplace, order direct lama ditutup sebagai refund atau batal sesuai fakta. Hindari double count.
Pemisahan tugas
Admin membuat order dan menangani pembeli. Owner atau finance mengonfirmasi pembayaran. Gudang mengirim. Orang yang sama boleh menjalankan beberapa peran pada usaha kecil, tetapi status tetap diproses berurutan.
Admin tidak boleh mengubah status PAID tanpa bukti bank. Finance tidak boleh mengubah item hanya agar nilai cocok. Perubahan dicatat.
Gunakan laporan exception untuk order tanpa invoice, pembayaran tanpa order, barang dikirim sebelum paid, dan refund terbuka.
Tutup buku DM
Setiap hari, cocokkan paid order dengan penerimaan bank. Setiap minggu, cocokkan order dengan pengiriman. Setiap bulan, gabungkan omzet direct dengan marketplace serta offline.
Hitung jumlah order di tiap status. Perbedaan populasi sering menemukan masalah lebih cepat daripada rupiah.
Saldo suspense serta refund terbuka ditinjau owner. File dikunci setelah sign-off.
Automasi yang layak
Gunakan form order yang diisi admin dari DM, bukan meminta pembeli mengulang data berlebihan. Sistem menghasilkan ID dan invoice. Payment link dapat memberi reference otomatis.
Automasi tidak boleh mengambil data Instagram melebihi izin atau mengirim data sensitif ke layanan tidak aman. Periksa akses dan kontrak.
Jika volume kecil, spreadsheet terkendali cukup. Kunci kolom formula, beri nomor unik, version history, dan backup.
Tanda kebocoran omzet
Penerimaan bank tanpa order. Pengiriman tanpa invoice. Stok berkurang tanpa channel. Admin memiliki catatan pribadi. Banyak order memakai nama “cash”. Refund tidak mengacu transaksi. Selisih omzet muncul hanya pada bulan ramai.
Lakukan sampling dari bank ke order dan dari resi ke order. Arah sebaliknya penting karena buku yang tampak lengkap bisa masih kehilangan transaksi.
SOP satu halaman
DM masuk, admin membuat order ID, harga disetujui, invoice sementara dikirim, pembayaran dikonfirmasi bank, invoice final terbit, gudang mengirim, resi dicatat, order ditutup, dan data masuk rekap pajak.
Tempel SOP di workspace. Latih admin baru dengan transaksi uji. Jangan mengandalkan ingatan.
Rekening pribadi dan rekening usaha
Jika direct order dibayar ke rekening pribadi sementara usaha dimiliki PT, masalahnya lebih besar dari kehilangan rekap. Tentukan siapa pedagang, pihak pada invoice, pemilik stok, serta buku yang mengakui penjualan.
Rekening perantara memerlukan clearing dan dasar. Transfer lanjutan ke PT bukan penjualan kedua. PPh serta omzet mengikuti subjek yang benar berdasarkan fakta, bukan nama rekening saja.
Perbaiki identitas sebelum volume bertambah. Ganti rekening tanpa mengubah kontrak dan dokumen belum tentu menyelesaikan perpindahan entitas.
Payment link sebagai perbaikan, bukan jalan pintas
Payment link dapat membuat reference otomatis dan mengurangi transfer tanpa identitas. Namun periksa fee, settlement, refund, keamanan, serta siapa pihak dalam transaksi.
Provider pembayaran tidak otomatis memungut PPh Pasal 22 marketplace. Seller tetap membukukan pendapatan serta menangani kewajibannya.
Simpan laporan gross to net. Fee gateway bukan pengurang omzet secara diam-diam.
Order korporat dari DM
Pembeli perusahaan dapat meminta invoice, faktur pajak, dan melakukan pemotongan PPh sesuai transaksi. Admin perlu mengalihkan ke finance sebelum pembayaran.
Jangan memakai alur retail biasa jika dokumen korporat berbeda. Simpan NPWP serta data hanya sesuai kebutuhan dan lindungi.
Bukti potong dari pelanggan menjadi kredit atau perlakuan lain sesuai aturan, terpisah dari PPh marketplace yang mungkin tidak ada.
Penjualan lintas negara
DM dapat berasal dari luar negeri. Catat negara, mata uang, ongkir, dokumen ekspor, kurs, fee, dan withholding. Net transfer bukan omzet.
Jangan mengirim barang sebelum persyaratan kepabeanan serta produk diperiksa. Refund lintas negara juga memerlukan jejak.
Satu transaksi asing yang kecil tetap masuk pembukuan. Materialitas menentukan kedalaman review, bukan keberadaan transaksi.
Rekonsiliasi stok sebagai detektor
Barang dikirim dari DM tanpa order akan muncul sebagai selisih stok. Beri setiap pengeluaran gudang kode order. Sampel serta hadiah memiliki kode nonpenjualan.
Bandingkan resi, stock movement, dan paid orders. Selisih membuka investigasi. Jangan menyesuaikan stok tanpa mencari transaksi.
Monitoring admin
Ukur order tanpa ID, pembayaran tidak cocok, discount override, barang dikirim sebelum paid, dan refund lewat umur. Jangan hanya mengukur kecepatan membalas chat.
Temuan bukan alasan menghukum otomatis. Gunakan untuk memperbaiki proses serta pelatihan. Pola sengaja yang material baru dieskalasi sesuai kebijakan.
Arsip keputusan
Jika owner menyetujui diskon atau refund melalui voice note, admin mencatat ringkasan pada order. Keputusan tidak boleh tinggal pada akun personal.
Version history dan approval membuat pergantian admin tidak menghapus konteks transaksi.
Order dari DM tidak hilang karena sistem pajaknya rumit. Ia hilang karena percakapan dibiarkan menjadi satu-satunya bukti. Begitu setiap deal mendapat ID sebelum transfer, bank, stok, invoice, refund, dan omzet dapat bertemu. Instagram tetap menjadi ruang jualan yang lincah, sementara pembukuan memperoleh jejak yang setara dengan kanal lain.
Mulai penerapan dari transaksi baru dan beri daftar backlog untuk transfer lama yang belum teridentifikasi. Prioritaskan nilai besar, barang sudah dikirim, dan refund terbuka.
Bacaan dan rujukan terkait di ePajak.or.id
- Kategori: Pajak
- Topik: Data Wajib Pajak
- Entitas: Tax Compliance
- Topik: Registrasi Wajib Pajak
- Indeks: NPWP PKP
- Evidence: Identity Source Map
- Artikel terkait: WhatsApp Commerce untuk UMKM: Cara Membuat Jejak Transaksi yang Layak untuk Pembukuan Pajak
- Artikel terkait: Social Commerce vs Marketplace: Apakah Cara Menerima Pembayaran Mengubah Jejak Pajaknya?
